Przejdź do głównej zawartości

Oświadczenie o ochronie prywatności

Oświadczenie o ochronie danych osobowych w Bibliotece Rady Hrabstwa Kilkenny.

Kim jesteśmy i dlaczego potrzebujemy Twoich danych?

Rada Hrabstwa Kilkenny stara się promować rozwój gospodarczy, społeczny i kulturalny hrabstwa Kilkenny, przyczyniając się w ten sposób znacząco do poprawy jakości życia mieszkańców hrabstwa Kilkenny.

Kilkenny Library Service to funkcja Rady odpowiedzialna za wypełnianie statutowych funkcji Rady w odniesieniu do usług bibliotecznych.

Świadczenie wysokiej jakości usług, dostosowanych do potrzeb wszystkich naszych klientów, pozostaje jednym z głównych celów Rady Hrabstwa Kilkenny i jest uwzględnione w naszym Planie Korporacyjnym. Ta jakość usług obejmuje nie tylko poziom i jakość obsługi naszych klientów, ale także jakość naszych procesów decyzyjnych, wydajność i skuteczność naszej działalności korporacyjnej, standard naszych obiektów oraz naszą zdolność do dostosowywania się w zmieniające się środowisko.

W celu zapewnienia najbardziej efektywnego i ukierunkowanego zakresu usług spełniających potrzeby obywateli, społeczności i przedsiębiorstw hrabstwa Kilkenny będziemy musieli gromadzić, przetwarzać i wykorzystywać określone rodzaje informacji o osobach i organizacjach. W zależności od poszukiwanej usługi lub dostarczenia poszukiwane informacje mogą obejmować „dane osobowe” określone w ustawach o ochronie danych oraz w ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) i mogą dotyczyć obecnych, byłych i przyszłych użytkowników usług; przeszłość; obecni i przyszli pracownicy; dostawcy; oraz członków społeczeństwa, którzy mogą komunikować się z naszym personelem. Ponadto od czasu do czasu pracownicy mogą być zobowiązani do gromadzenia, przetwarzania i wykorzystywania określonych rodzajów danych osobowych w celu zapewnienia zgodności z wymogami regulacyjnymi lub legislacyjnymi.

Jako członek/użytkownik biblioteki Służba Biblioteczna Rady Hrabstwa Kilkenny przetwarza Twoje dane osobowe w celu świadczenia usług bibliotecznych na swoim obszarze.

Niniejsze oświadczenie opisuje, jakie rodzaje informacji zbieramy od Ciebie, w jaki sposób są one wykorzystywane przez nas, w jaki sposób udostępniamy je innym, jak długo przechowujemy Twoje dane, Twoje prawa, jak możesz zarządzać posiadanymi przez nas informacjami i jak możesz się z nami skontaktować .

Treść tego oświadczenia może od czasu do czasu ulegać zmianom, można znaleźć najnowszą wersję  tutaj oraz przy biurku bibliotecznym w naszych oddziałach.

Dlaczego mamy oświadczenie o ochronie prywatności?

  • Aby zademonstrować nasze zdecydowane zaangażowanie w ochronę prywatności
  • Aby zapewnić Cię, że zadbamy o bezpieczeństwo danych, które nam przekazujesz.

Zobowiązaniem Służby Bibliotecznej Rady Hrabstwa Kilkenny wobec Ciebie jest to, że dane osobowe, które możesz nam przekazać, są następujące:

  • Uzyskane zgodnie z prawem, uczciwie i w przejrzysty sposób.
  • Pozyskiwane wyłącznie w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach. 
  • Adekwatne, stosowne i ograniczone do tego, co jest niezbędne do celu, w jakim zostało uzyskane.
  • Rejestrowane, przechowywane dokładnie i bezpiecznie oraz w razie potrzeby aktualizowane.
  • Przechowywany tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których został uzyskany.
  • Przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą.
  • Przetwarzane wyłącznie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

Polityka ochrony danych

Polityka ochrony danych Rady Hrabstwa Kilkenny wyjaśnia, w jaki sposób staramy się zapewnić bezpieczeństwo wszelkich danych osobowych, które nam przekazujesz.

Można uzyskać dostęp do kopii Polityki ochrony danych tutaj.

Jakie informacje zbieramy?

Informacje, które nam przekazujesz gdy zostajesz członkiem Obsługi Bibliotecznej w oddziale lub przez Internet, lub jeśli kontaktujesz się z nami za pośrednictwem naszej strony internetowej.

Informacje, które wysyłasz bezpośrednio w ramach korespondencji lub e-maili do punktów usług bibliotecznych

Informacje, które otrzymujemy z korzystania z naszych usług bibliotecznych.

Informacje, które nam przekazujesz jeśli jesteś dostawcą biblioteki

Obrazy CCTV które są monitorowane/nagrywane, odbywa się to zgodnie z naszą Polityką dotyczącą telewizji przemysłowej, do której dostęp można uzyskać tutaj.

Jak wykorzystujemy te informacje

Aby umożliwić świadczenie skutecznej usługi bibliotecznej, informacje, które zbieramy i przechowujemy o Tobie, mogą być wykorzystywane do:

  • zapewnić dostęp do wypożyczalni i zamawiania usług bibliotecznych za pośrednictwem naszego krajowego systemu bibliotecznego
  • dostarczać członkom przypomnienia, powiadomienia, aktualizacje i informacje o usługach i wydarzeniach itp
  • umożliwiają dostęp do usług związanych z bibliotekami stron trzecich
  • umożliwiają rezerwację i dostęp do komputerów i Internetu oraz korzystanie z bibliotecznego Wi-Fi
  • zezwolić na korzystanie z usług poligraficznych
  • umożliwić rezerwacje i uczestnictwo w wydarzeniach
  • przetwarzać płatności m.in. opłaty za utracone rzeczy itp.
  • umożliwienie Radzie Hrabstwa Kilkenny przetwarzania płatności na rzecz Dostawców Bibliotek
  • Obrazy CCTV mogą być wykorzystywane do celów zapobiegania przestępstwom, prowadzenia dochodzeń w ich sprawie, ich wykrywania lub ścigania, a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa personelu i społeczeństwa.

 

Członkostwo w Bibliotece

Wszyscy kandydaci na Członkostwo w Bibliotece są proszeni o dostarczenie informacji obejmujących następujące kategorie danych;

  • Imię (nazwisko i imię)
  • Adres, w tym kod pocztowy
  • Data urodzenia
  • E-mail
  • Numer telefonu komórkowego
  • Imię i nazwisko rodzica/opiekuna (tylko poniżej 18 lat)
  • Adres rodzica/opiekuna (tylko osoby poniżej 18 roku życia)
  • PIN

Członkostwo jest roczne.

Wszelkie przekazane dane osobowe będą traktowane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i poufności, zgodnie z ustawami o ochronie danych osobowych z lat 1988 do 2018

System zarządzania biblioteką

 Rozwój Bibliotek to funkcja LGMA odpowiedzialna za wypełnianie ustawowych funkcji LGMA w zakresie usług bibliotecznych. W ramach tej roli, LGMA (Libraries Development) pozyskuje, definiuje i kontroluje system komputerowy używany do obsługi usług wypożyczania bibliotek publicznych irlandzkich władz lokalnych. System ten nazywa się Systemem Zarządzania Biblioteką (LMS).

Możesz uzyskać dostęp do oświadczenia o ochronie danych osobowych LGMA/Libraries Ireland tutaj.

Udostępnianie danych osobowych

Możemy udostępniać Twoje dane osobowe wybranym stronom trzecim, w tym na przykład ISA, NMN, An Garda Siochana, przedstawicielom prawnym i innym agencjom rządowym, jeśli jest to wymagane przez prawo. Dane są udostępniane innym irlandzkim bibliotekom władz lokalnych w celu zapewnienia krajowego systemu bibliotecznego i usług bibliotek wspólnych.

Biblioteka Rady Hrabstwa Kilkenny zapewnia swoim członkom biblioteki dostęp do usług internetowych świadczonych przez strony trzecie. Pełną listę i dostęp do nich znajdziesz na stronie www.kilkennylibrary.ie .

Będą zbierać o Tobie dane osobowe, w tym numer Twojej karty bibliotecznej, do własnych celów. Usługa Biblioteczna Rady Hrabstwa Kilkenny nie udostępnia Twoich danych osobowych tym stronom trzecim. Niektórzy z nich – jeśli jest to wymagane – mogą sprawdzać określone informacje w naszym systemie bibliotecznym w celu potwierdzenia ich ważności.

Powinieneś zapoznać się z ich oświadczeniami o ochronie prywatności, aby uzyskać informacje o tym, co robią z Twoimi danymi i jakie prawa są dla Ciebie dostępne.

Produkty/usługi dostawców zewnętrznych, takie jak kioski samoobsługowe w bibliotekach, usługi rezerwacji komputerów i Wi-Fi oraz łącze kontroli dostępu My Open Library do naszego systemu zarządzania bibliotekami w celu weryfikacji lub pobrania wymaganych informacji podczas skanowania/wprowadzania karty bibliotecznej kod kreskowy i PIN, aby uzyskać dostęp do usługi.

Usługa Biblioteki korzysta również z usług dostawców zewnętrznych w celu monitorowania i konserwacji systemów CCTV/Security, które przetwarzają dane osobowe. Obrazy CCTV są monitorowane/nagrywane w celu zapobiegania i ścigania przestępstw, bezpieczeństwa publicznego i pracowników oraz zdrowia i bezpieczeństwa.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych przez Służbę Biblioteczną zawarta jest przede wszystkim w przepisach prawa:

  • Zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) i e) RODO i
  • Ustawa o bezpieczeństwie, zdrowiu i dobrostanie w pracy z 2005 r.
  • Art. 66 ustawy o samorządzie terytorialnym z 2001 r.
  • Ustawa o samorządzie terytorialnym, 2001 – Część 9, Rozdział 3 – Funkcje biblioteczne i archiwalne
  • Zarządzenie o utworzeniu Agencji Zarządzania Samorządem 2012 r. – akt 290 z 2012 r.
  • Ustawa o samorządzie lokalnym (postanowienia różne) z 2012 r. (przeniesienie funkcji An Chomhairle Leabharlanna) z 2012 r. – dokument ustawowy 423 z 2012 r.

Może zaistnieć ograniczona liczba okoliczności, w których Służba Biblioteczna polega na wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych. W takiej sytuacji osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie jej danych osobowych. W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii informacji Dział Biblioteki uzyska wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą, na takie przetwarzanie, chyba że nie jest to wymagane przez prawo lub dane osobowe są wymagane w celu ochrony zdrowia osoby, której dane dotyczą w nagłym przypadku.

Powiadomienie o wydarzeniach bibliotecznych

Skontaktujemy się z Tobą tylko wtedy, gdy wyrazisz zgodę na otrzymywanie powiadomień w związku z korzystaniem z usługi i/lub otrzymywanie aktualizacji wydarzeń/usług bibliotecznych. W każdej chwili masz prawo cofnąć zgodę, kontaktując się z Serwisem Bibliotecznym.

Polityka przechowywania dokumentacji

Praktyki Służby Bibliotecznej w zakresie przechowywania danych osobowych są regulowane przez Krajową Politykę Przechowywania Dokumentacji Władz Lokalnych Agencji Zarządzania Samorządem Lokalnym (LGMA) oraz wszelkie aktualizacje wydawane przez LGMA. Dostępne są kopie tych dokumentów tutaj

Obrazy CCTV nie są przechowywane dłużej, niż jest to uważane za konieczne do celów, dla których są przetwarzane. W związku z tym, o ile obrazy nie są wymagane do zbadania incydentu lub gdy dane są wymagane do celów dowodowych i/lub postępowania prawnego, nie będą one przechowywane dłużej niż przez maksymalnie 28 dni. Po 28 dniach nagranie zostanie automatycznie nadpisane.

Więcej informacji na temat przetwarzania danych osobowych z wykorzystaniem systemów CCTV i monitoringu można znaleźć w naszej Polityce CCTV, która jest dostępna tutaj.

Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo żądania dostępu do posiadanych danych osobowych, uzyskania potwierdzenia, czy dane Cię dotyczą, uzyskania informacji o treści i źródle danych oraz sprawdzenia ich prawidłowości. Ponadto, jeśli dane przechowywane przez nas okażą się nieprawidłowe, masz prawo do zmiany, usunięcia, zablokowania lub sprzeciwu wobec wykorzystania danych osobowych przechowywanych przez Radę Hrabstwa Kilkenny. W pewnych okolicznościach zablokowanie dostępu do danych może opóźnić lub uniemożliwić dostęp do usługi, w przypadku gdy dane są wymagane przez prawo lub w istotnych celach związanych ze świadczeniem usługi na Twoją rzecz.

Pamiętaj, że aby chronić Twoją prywatność; podejmujemy kroki w celu weryfikacji Twojej tożsamości przed udzieleniem dostępu do danych osobowych. Aby skorzystać ze swoich praw, kliknij link tutaj. 

Prawo do zgodności z Biurem Rzecznika Ochrony Danych

Jeśli nie jesteś zadowolony z wyniku odpowiedzi otrzymanej od Rady Hrabstwa Kilkenny w związku z Twoją prośbą, masz prawo złożyć skargę do Komisarza Ochrony Danych, który może zbadać sprawę w Twoim imieniu.

Strona internetowa Rzecznika Ochrony Danych to www.dataprotection.ie lub możesz skontaktować się z jego biurem pod adresem:

Numer telefonu:         0761 104 800 lub lokalnie 1890 252 231

E-mail:                         info@dataprotection.pl

Strona internetowa:                     www.dataprotection.ie

Adres do korespondencji:         Komisja Ochrony Danych, Canal House, Station Road, Portarlington, Co. Laois, R32 AP23

Informacja uzupełniająca

Dalsze informacje i porady dotyczące działania niniejszego dokumentu dotyczącego zasad i procedur można uzyskać u inspektora ochrony danych, Rady Hrabstwa Kilkenny.

 

Dane kontaktowe inspektora ochrony danych Rady Hrabstwa Kilkenny są następujące:

Numer telefonu:         + 353 56 7794277

E-mail: dataprotection@kilkennycoco.ie

Strona internetowa:                     www.Kilkennycoco.pl

Adres do korespondencji: Rada Hrabstwa Kilkenny, Urząd Hrabstwa, John Street, Kilkenny R95 A39T

Monitorowanie i przegląd

Postanowienia zawarte w niniejszym oświadczeniu podlegają bieżącemu monitorowaniu i przeglądowi.