Oświadczenie o ochronie danych osobowych w bibliotece rady hrabstwa Kilkenny.
Kim jesteśmy i dlaczego potrzebujemy Twoich danych?
Rada Hrabstwa Kilkenny stara się wspierać rozwój gospodarczy, społeczny i kulturalny hrabstwa Kilkenny, przyczyniając się w ten sposób do poprawy jakości życia mieszkańców hrabstwa Kilkenny.
Kilkenny Library Service to jednostka Rady odpowiedzialna za wypełnianie ustawowych funkcji Rady w odniesieniu do usług bibliotecznych.
Dostarczanie wysokiej jakości usług, dostosowanych do potrzeb wszystkich naszych klientów, pozostaje jednym z głównych celów Kilkenny County Council i jest uwzględnione w naszym Corporate Plan. Ta wysokiej jakości usługa obejmuje nie tylko poziom i jakość usług świadczonych naszym klientom, ale także jakość naszych procesów decyzyjnych, wydajność i skuteczność naszych operacji korporacyjnych, standard naszych obiektów i naszą zdolność do adaptacji w ciągle zmieniającym się otoczeniu.
Aby zapewnić najbardziej efektywny i ukierunkowany zakres usług, aby sprostać potrzebom obywateli, społeczności i przedsiębiorstw hrabstwa Kilkenny, będziemy zobowiązani do zbierania, przetwarzania i wykorzystywania określonych rodzajów informacji o osobach i organizacjach. W zależności od poszukiwanej usługi lub świadczenia poszukiwane informacje mogą obejmować „dane osobowe” zgodnie z definicją zawartą w ustawach o ochronie danych i ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO) i mogą dotyczyć obecnych, przeszłych i przyszłych użytkowników usług; byłych; obecnych i przyszłych pracowników; dostawców; oraz członków społeczeństwa, którzy mogą komunikować się z naszym personelem. Ponadto personel może być od czasu do czasu zobowiązany do zbierania, przetwarzania i wykorzystywania określonych rodzajów danych osobowych w celu przestrzegania wymogów regulacyjnych lub ustawowych.
Jako członek/użytkownik biblioteki, Biblioteka Rady Hrabstwa Kilkenny przetwarza Twoje dane osobowe w związku ze świadczeniem usług bibliotecznych na swoim obszarze.
W niniejszym oświadczeniu opisano, jakie rodzaje informacji od Ciebie zbieramy, w jaki sposób je wykorzystujemy, jak udostępniamy je innym podmiotom, jak długo przechowujemy Twoje dane, jakie masz prawa, w jaki sposób możesz zarządzać posiadanymi przez nas informacjami oraz w jaki sposób możesz się z nami skontaktować.
Treść niniejszego oświadczenia może ulegać zmianom w dowolnym momencie. Najnowszą wersję można znaleźć tutaj tutaj oraz w punktach bibliotecznych w naszych filiach.
Dlaczego mamy oświadczenie o ochronie prywatności?
- Aby zademonstrować nasze zdecydowane zaangażowanie w ochronę prywatności
- Aby zapewnić Cię, że zapewniamy bezpieczeństwo danych, które nam przekazujesz.
Biblioteka Rady Hrabstwa Kilkenny zobowiązuje się wobec Ciebie, że dane osobowe, które możesz być zobowiązany nam dostarczyć, to:
- Uzyskane zgodnie z prawem, uczciwie i przejrzyście.
- Uzyskane wyłącznie w określonych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach.
- Wystarczające, stosowne i ograniczone do tego, co niezbędne do osiągnięcia celu, w jakim zostały uzyskane.
- Rejestrowane, przechowywane dokładnie i bezpiecznie oraz, w razie konieczności, aktualizowane.
- Przechowywany tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których został uzyskany.
- Przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą.
- Przetwarzane wyłącznie w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem.
Polityka ochrony danych
Polityka Ochrony Danych Osobowych Rady Hrabstwa Kilkenny wyjaśnia, w jaki sposób dbamy o bezpieczeństwo wszelkich danych osobowych, które nam przekazujesz.
Dostęp do kopii Polityki ochrony danych jest możliwy tutaj.
Jakie informacje zbieramy?
Informacje, które nam przekazujesz kiedy zostaniesz członkiem Biblioteki Oddziałowej lub Online albo jeśli skontaktujesz się z nami za pośrednictwem naszej strony internetowej.
Informacje, które wysyłasz bezpośrednio w ramach korespondencji lub wiadomości e-mail do punktów obsługi bibliotecznej
Informacje, które otrzymujemy z korzystania przez Ciebie z naszych usług bibliotecznych.
Informacje, które nam przekazujesz jeśli jesteś dostawcą bibliotecznym
Obrazy z monitoringu które są monitorowane/nagrywane, odbywa się to zgodnie z naszą Polityką dotyczącą monitoringu CCTV, do której dostęp można uzyskać tutaj.
Jak wykorzystujemy te informacje
Aby umożliwić świadczenie efektywnych usług bibliotecznych, gromadzone i przechowywane przez nas informacje na Twój temat mogą być wykorzystywane w celu:
- zapewniamy dostęp do wypożyczeń bibliotecznych i usług wnioskowania za pośrednictwem naszego krajowego systemu bibliotecznego
- dostarczać członkom przypomnienia, powiadomienia, aktualizacje i informacje o usługach i wydarzeniach itp.
- umożliwia dostęp do usług związanych z bibliotekami stron trzecich
- umożliwia rezerwację i dostęp do komputerów i Internetu oraz korzystanie z bibliotecznego Wi-Fi
- zezwól na korzystanie z usług drukowania
- umożliwia rezerwację i uczestnictwo w wydarzeniach
- przetwarzanie płatności, np. opłat za zgubione przedmioty itp.
- umożliwienie Radzie Hrabstwa Kilkenny przetwarzania płatności dla Dostawców Bibliotek
- Obrazy z monitoringu mogą być wykorzystywane w celach zapobiegania przestępstwom, ich wykrywania lub ścigania, a także w celu zapewnienia bezpieczeństwa personelu i społeczeństwa.
Członkostwo w Bibliotece
Wszyscy kandydaci na członków Biblioteki proszeni są o podanie informacji obejmujących następujące kategorie danych:
- Nazwa (nazwisko i imię)
- Adres łącznie z kodem Eircode
- Data urodzenia
- E-mail
- Numer telefonu komórkowego
- Pełne imię i nazwisko rodzica/opiekuna (tylko poniżej 18 lat)
- Adres rodzica/opiekuna (tylko osoby poniżej 18 roku życia)
- PIN
Członkostwo jest roczne.
Wszelkie przekazane dane osobowe będą traktowane z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa i poufności, zgodnie z ustawą o ochronie danych z lat 1988–2018
System zarządzania biblioteką
Libraries Development to funkcja LGMA odpowiedzialna za wypełnianie ustawowych funkcji LGMA w odniesieniu do usług bibliotecznych. W ramach tej roli LGMA (Libraries Development) nabywa, definiuje i kontroluje system komputerowy używany do obsługi wypożyczania usług sieci bibliotek publicznych irlandzkich władz lokalnych. System ten nazywa się Library Management System (LMS).
Możesz uzyskać dostęp do oświadczenia o ochronie danych osobowych LGMA/Libraries Ireland tutaj.
Udostępnianie danych osobowych
Możemy udostępniać Twoje Dane Osobowe wybranym stronom trzecim, w tym na przykład ISA, NMN, An Garda Siochana, Przedstawicielom Prawnym i innym agencjom rządowym, jeśli wymaga tego prawo. Dane są udostępniane innym Bibliotekom Władz Lokalnych Irlandii w celu zapewnienia krajowego systemu bibliotecznego i współdzielonych usług bibliotecznych.
Kilkenny County Council Library zapewnia swoim członkom biblioteki dostęp do usług online dostarczanych przez strony trzecie. Zobacz www.kilkennylibrary.ie, aby uzyskać pełną listę i dostęp do nich.
Będą gromadzić Twoje dane osobowe, w tym numer Twojej karty bibliotecznej, do własnych celów. Kilkenny County Council Library Service nie udostępnia Twoich danych osobowych tym stronom trzecim. Niektóre z nich – jeśli jest to wymagane – mają prawo sprawdzać pewne informacje w naszym systemie bibliotecznym w celu potwierdzenia ich ważności.
Aby dowiedzieć się, co robią z Twoimi danymi i jakie prawa Ci przysługują, zapoznaj się z ich oświadczeniami o ochronie prywatności.
Produkty/usługi dostawców zewnętrznych, takie jak samoobsługowe kioski biblioteczne, rezerwacje komputerów, usługi Wi-Fi i kontrola dostępu My Open Library, łączą się z naszym Systemem Zarządzania Biblioteką w celu weryfikacji lub pobrania wymaganych informacji podczas skanowania/wprowadzania numeru kodu kreskowego karty bibliotecznej i kodu PIN w celu uzyskania dostępu do usługi.
Usługa biblioteczna korzysta również z usług dostawców zewnętrznych w zakresie monitorowania i konserwacji systemów CCTV/bezpieczeństwa, które przetwarzają dane osobowe. Obrazy z kamer CCTV są monitorowane/nagrywane w celu zapobiegania i badania przestępstw, bezpieczeństwa publicznego i pracowniczego oraz zdrowia i bezpieczeństwa.
Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych
Podstawę prawną przetwarzania danych osobowych przez Służbę Biblioteczną stanowią przede wszystkim następujące przepisy:
- Zgodnie z artykułem 6 (1) (a) i (e) RODO i
- Ustawa o bezpieczeństwie, zdrowiu i dobrostanie w pracy z 2005 r.
- Artykuł 66 ustawy o samorządzie lokalnym z 2001 r.
- Ustawa o samorządzie lokalnym z 2001 r. – Część 9, Rozdział 3 – Funkcje biblioteczne i archiwalne
- Rozporządzenie w sprawie ustanowienia agencji zarządzania samorządem lokalnym z 2012 r. – instrument ustawowy 290 z 2012 r.
- Ustawa o samorządzie lokalnym (różne przepisy) z 2012 r. (przeniesienie funkcji An Chomhairle Leabharlanna) Rozporządzenie z 2012 r. – Instrument ustawowy 423 z 2012 r.
Może istnieć ograniczona liczba okoliczności, w których Library Service opiera się na zgodzie na przetwarzanie danych osobowych. W takich okolicznościach osoba, której dane dotyczą, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych. W przypadku przetwarzania szczególnych kategorii informacji, Library Department uzyska wyraźną zgodę osoby, której dane dotyczą, na takie przetwarzanie, chyba że nie jest to wymagane przez prawo lub dane osobowe są wymagane w celu ochrony zdrowia osoby, której dane dotyczą, w nagłych wypadkach.
Powiadomienie o wydarzeniach bibliotecznych
Skontaktujemy się z Tobą tylko wtedy, gdy wyraziłeś zgodę na otrzymywanie powiadomień w związku z korzystaniem z usługi i/lub otrzymywanie aktualizacji wydarzeń/usług bibliotecznych. Masz prawo wycofać swoją zgodę w dowolnym momencie, kontaktując się z Library Service.
Polityka przechowywania dokumentacji
Praktyki Library Service w zakresie przechowywania danych osobowych są zgodne z National Retention Policy for Local Authority Records (LGMA) Local Government Management Agency (Agencja Zarządzania Rządem Lokalnym) oraz wszelkimi aktualizacjami wydawanymi przez LGMA. Kopie tych dokumentów są dostępne tutaj
Obrazy z monitoringu nie są przechowywane dłużej niż jest to konieczne do celów, dla których są przetwarzane. Dlatego też, chyba że obrazy są wymagane do zbadania incydentu lub gdy dane są wymagane do celów dowodowych i/lub postępowania prawnego, nie będą przechowywane dłużej niż maksymalnie 28 dni. Po 28 dniach materiał filmowy zostanie automatycznie nadpisany.
Więcej informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, korzystania z systemów CCTV i monitoringu można znaleźć w naszej Polityce CCTV, która jest dostępna tutaj.
Twoje prawa
Masz prawo zażądać dostępu do danych osobowych, które o Tobie przechowujemy, uzyskać potwierdzenie, czy dane dotyczące Ciebie istnieją, zostać poinformowanym o treści i źródle danych oraz sprawdzić ich dokładność. Ponadto, jeśli okaże się, że przechowywane przez nas dane są niedokładne, masz prawo zmienić, usunąć, zablokować lub sprzeciwić się wykorzystaniu danych osobowych przechowywanych przez Kilkenny County Council. W pewnych okolicznościach zablokowanie dostępu do danych może opóźnić lub uniemożliwić dostęp do usługi, w przypadku gdy dane są wymagane przez prawo lub w istotnych celach związanych z dostarczeniem Ci usługi.
Należy pamiętać, że aby pomóc chronić Twoją prywatność, podejmujemy kroki w celu weryfikacji Twojej tożsamości przed udzieleniem dostępu do danych osobowych. Aby skorzystać ze swoich praw, skorzystaj z linku tutaj.
Prawo do zgodności z Biurem Rzecznika Ochrony Danych
Jeśli nie jesteś zadowolony z wyniku odpowiedzi otrzymanej od Rady Hrabstwa Kilkenny w związku z Twoją prośbą, masz prawo złożyć skargę do Komisarza Ochrony Danych, który może zbadać sprawę w Twoim imieniu.
Strona internetowa Komisarza ds. Ochrony Danych to www.dataprotection.ie. Można również skontaktować się z jego biurem pod adresem:
Numer telefonu: 0761 104 800 lub lokalny 1890 252 231
E-mail: info@dataprotection.pl
Strona internetowa: www.dataprotection.ie
Adres do korespondencji: Komisja Ochrony Danych, Canal House, Station Road, Portarlington, Co. Laois, R32 AP23
Informacja uzupełniająca
Dalsze informacje i porady dotyczące funkcjonowania niniejszej polityki i procedur można uzyskać u Inspektora Ochrony Danych w Radzie Hrabstwa Kilkenny.
Dane kontaktowe inspektora ochrony danych Rady Hrabstwa Kilkenny są następujące:
Numer telefonu: +353 56 7794277
E-mail: dataprotection@kilkennycoco.ie
Strona internetowa: www.Kilkennycoco.ie
Adres do korespondencji: Rada hrabstwa Kilkenny, Ratusz hrabstwa, John Street, Kilkenny R95 A39T
Monitorowanie i przegląd
Postanowienia zawarte w niniejszym oświadczeniu będą podlegać stałemu monitorowaniu i przeglądowi.